Tips Mengurus Aplikasi Izin Tinggal Au Pair Norwegia|Fashion Style

UPDATE 14 DESEMBER 2019!! (Mohon baca catatan kaki di bawah)

Setelah memutuskan untuk jadi au pair lagi di Norwegia , bagian yang paling penting dan menarik selanjutnya adalah proses aplikasi visa dan surat izin tinggal. Berbeda dengan aplikasi visa au pair Belgia dan izin tinggal Denmark , persiapan dokumen ke Norwegia menurut saya adalah yang termudah dan simpel.

Tanpa harus legalisasi dokumen dan terjemah ini itu, semua dokumen bisa diakses secara on line. Penyerahan berkas pun tidak harus ke Jakarta seperti halnya pembuatan visa negara lainnya. Selain melalui VFS Global di Jakarta, dokumen dapat diserahkan langsung ke Konsulat Jenderal Norwegia di Medan atau Denpasar.

Bosan selalu bolak-balik Jakarta untuk mengurus visa, saya akhirnya memilih terbang ke Denpasar sekalian mengunjungi teman dan jalan-jalan. Asiknya, karena lagi-lagi ketemu keluarga angkat via Energy Au Pair, semua dokumen yang dibutuhkan sudah diarahkan langsung oleh pihak agensi via email. Jika ketemu keluarga angkat tanpa agensi pun, semua dokumen yang diperlukan dengan mudah bisa diakses via website UDI .

Beberapa hal lain yang perlu diperhatikan:

1. Biaya visa

Karena semua dokumen harus diakses through on line, au pair diwajibkan untuk membayar uang aplikasi sebesar 3200 NOK* saat registrasi di internet site UDI. Untuk sistem pembayaran, hanya bisa dilakukan menggunakan kartu kredit dan debit. Kalau memang tidak ada kartu kredit atau debit, coba saja diskusi ke keluarga angkat untuk minta dibayari dulu. Saya juga melakukan hal yang sama ke keluarga angkat di Oslo dan dengan sigap mereka senang hati membantu. Tak jarang juga, lho, keluarga angkat di Norwegia bersedia membayari biaya aplikasi ini secara gratis.

2. Terjemahan dokumen

Di bagian checklist dokumen, sebenarnya tidak ada syarat dokumen terjemahan ke bahasa Inggris atau Norwegia. Tapi untuk jaga-jaga, boleh juga menambahkan ijazah ataupun akte kelahiran yang sudah diterjemahkan. Meskipun tidak ada dalam persyaratan, saya menambahkan dua dokumen tersebut sebagai pelengkap.

Three. Surat kuasa

Saat melakukan registrasi online dan sudah terkonfirmasi, ada dua dokumen yang akan dikirimkan ke email; nota pembayaran dan surat kuasa. Jika tidak menggunakan jasa agensi saat bertemu dengan keluarga angkat, surat kuasa bisa dikosongkan. Atau bisa juga diganti dengan data host family agar mereka juga ikut dikabari sejauh mana proses aplikasi kita.

Four. Dokumen yang diperlukan

Setelah registrasi online, kita bisa mendapatkan checklist dokumen yang harus kita persiapkan. Beberapa dokumen yang tidak disertakan di dalam checklist juga ikut saya sertakan berdasarkan saran dari Energy Au Pair.

• Paspor yang masa berlakunya lebih dari 12-24 bulan. Kalau seandainya kita berencana tinggal di Norwegia selama 24 bulan, namun paspor akan expired 18 bulan ke depan, maka UDI hanya bisa menyetujui masa tinggal kita hingga 15 bulan saja. Jika ingin memperpanjang kontrak hingga pas 24 bulan, kita harus mengganti paspor dulu saat di Norwegia dan membuat aplikasi perpanjangan permit baru.
• Fotokopi data diri paspor dan semua halaman yang sudah ada cap imigrasi
• Cover letter dari application portal yang sudah ditandatangani
• 2 Lembar foto terbaru berlatar belakang putih ukuran 3.5 x 4.5 cm
• Surat kontrak pertukaran budaya yang ditandatangani kedua belah pihak. Tanda tangan host family tidak harus asli atau boleh salinan dari email.
• Sertifikat lulus kursus bagi host family
• Fotokopi data diri paspor host parents
• Checklist UDI yang sudah diisi dan ditandatangani
• Power of Attorney
• Nota pembayaran biaya aplikasi
• Fotokopi terjemahan akte kelahiran (opsional)
• Fotokopi terjemahan ijazah pendidikan terakhir (opsional)

Dokumen tambahan:

• Kalau kita akan tinggal dengan single parent, si ibu atau ayah asuh harus menyertakan dokumen yang menerangkan seberapa persen hak mereka terkait hak asuh anak.
• Kalau host family memiliki au pair yang sekarang tinggal dengan mereka, sertakan surat pernyataan dari host family yang menerangkan kapan kontrak au pair tersebut selesai.
• Kalau kita apply di negara bukan Indonesia, harap menyertakan juga fotokopi ID card yang berlaku 6 bulan terakhir di negara kita berdomisili.

Lihat kan, semua dokumen bisa disiapkan dengan mudah tanpa harus terjemah ataupun dilegalisasi dulu. Lalu setelah semua dokumen lengkap, selanjutnya adalah menyerahkan ke bagian konsuler atau visa application center untuk diproses. Berikut tempat di Indonesia yang menerima aplikasi*:

VFS Schengen Visa Application Center (JAKARTA)

Alamat: Kuningan City Mall 1st Floor Jl. Prof. DR. Satrio Kav. 18, Setiabudi, Kuningan, Jakarta

Telpon: +62 21-3041-8705

Email: information.Nrid@vfshelpline.Com

Note: Tidak perlu membuat janji temu untuk menyerahkan dokumen

Konsulat Jenderal Norwegia (BALI)

Alamat: Segara Village Hotel Jl. Segara Ayu, Sanur, Bali

Telpon: +62 361-2822-23

Email: norwegianconsulatebali@yahoo.Com

Note: Jam buka hanya dua kali seminggu (Selasa & Kamis 10.00-13.00). Tidak perlu membuat janji temu, namun disarankan untuk menghubungi konsulat via email atau telpon untuk mengonfirmasi kedatangan.

Konsulat Jenderal Norwegia (MEDAN)

Alamat: Jl. Dewa Ruci No. 38, Medan

Telpon: +62 61-457-0012

Email: grace_i_lee@yahoo.com

Note: Sila membuat janji temu terlebih dahulu sebelum menyerahkan dokumen

Hari Selasa, ditemani Anggi, seorang karib mantan au pair di Belgia, kami bermotor menuju kawasan Sanur dan berhenti di hotel Segara Village yang sangat dekat dengan pantai. Dari patung Kencana di depan, lokasi Konjen Norwegia berada di belakang patung persis di sebelah kanan. Bangunan yang seukuran kamar hotel itu terlihat disulap jadi kantor konsulat bergabung dengan Konsulat Jenderal Swedia dan Finlandia.

Saat kami datang, pintu kantor ditutup sedikit rapat hingga saya dan Anggi sedikit ragu mengetuk. Seorang petugas konsulat, Ibu Marie-Louise, sedang berbicara serius dengan cowok bule yang setelahnya saya yakin adalah orang Swedia.

Setelah menunggu sekitar 20 menitan di luar, si ibu membuka pintu dan mempersilakan saya masuk. Beberapa pertanyaan sederhana sempat ditanyakan dalam bahasa Indonesia fasih, seperti tujuan membuat visa, sudah pernah ke Eropa atau belum, dan pertanyaan pendek tentang profil keluarga angkat. Karena si ibu sudah mahir sekali berbahasa Indonesia, tidak perlu repot-repot bicara bahasa Inggris.

Si ibu mengecek lembar demi lembar dokumen saya dengan sangat hati-hati. Tidak ada yang perlu saya lakukan selain duduk mantap. Ketika semua dokumen selesai dicek, si ibu mengatakan kalau ada tambahan biaya senilai 50 ribu rupiah yang harus dibayar sebagai ongkos kirim dokumen ke Kedubes Norwegia di Jakarta. Konsulat hanya menerima uang tunai, jadi harap disiapkan terlebih dahulu karena mesin ATM agak jauh dari hotel.

Karena akan diproses di Jakarta, Ibu Marie-Louise memberikan opsi jika paspornya sudah selesai ingin diambil di Jakarta atau Bali. Saya jawab saja, di Bali.

That's it! Proses pengecekan dokumen oleh petugas konsulat berlangsung kurang dari 10 menit. Tidak ada proses interview resmi ataupun biometrik. Setelah menyerahkan uang ongkos kirim, saya langsung pamit.

Satu minggu setelahnya, saya sedikit bingung kenapa belum ada email konfirmasi dari UDI yang mengatakan kalau aplikasi saya sudah diterima. Harusnya, setelah dokumen diserahkan ke VFS ataupun konsulat, beberapa hari kemudian akan ada email dari UDI yang menyatakan aplikasi sudah mereka terima dan sedang diproses.

Ragu, saya pun menelpon Kedubes Norwegia di Jakarta untuk menanyakan status aplikasi saya. Karena bagian visa hanya dibuka Senin-Kamis jam 14.00-16.00, saya harus menelpon pihak kedubes dua kali.

Seorang petugas mengangkat telpon saya dan mengatakan kalau mereka belum menerima berkas aplikasi dari Bali. Huhu. Padahal sudah seminggu, tapi dokumen saya belum dikirimkan. Pihak kedubes di Jakarta hanya menyuruh untuk bersabar, karena biasanya dokumen dari konsulat akan dikirimkan bersamaan dengan dokumen lainnya. Lagipula, saat saya datang ke Bali, minggu tersebut memang sedang libur Galungan dan Kuningan. Mungkin karena itulah dokumen saya tertahan disana lebih lama.

Empat minggu setelah menyerahkan dokumen di Denpasar, saya baru dapat konfirmasi email dari UDI yang menyatakan kalau aplikasi saya sudah mereka terima. Tahap selanjutnya adalah menunggu mereka memproses aplikasi lalu membuat keputusan. I still have another 4 weeks. Semoga kabar visa saya sudah bisa diketahui sebelum awal tahun. Soalnya sedikit deg-degan karena di Eropa akan libur panjang Natal dan Tahun Baru.

Catatan:

Cerita di atas merupakan pengalaman mengurus aplikasi di konsulat jenderal di Bali, Indonesia. Mungkin proses sedikit akan berbeda jika mengurus aplikasi di luar Indonesia ataupun di luar Bali. Contohnya, akan ada tambahan biaya servis sebesar 200 ribu Rupiah jika menyerahkan dokumen via VFS di Jakarta.

*UPDATE!!*

Per 1 Januari 2020, biaya aplikasi au pair yang di-submit (termasuk jika ganti keluarga) akan naik jadi 8400 NOK atau sekitar 13 jutaan. Nominal yang wow sekali kan ya? Coba bicarakan ke host family kalau bisa menanggung setengah biaya tersebut demi kelancaran visa.

Per 1 April 2019, uang saku au pair di Norwegia naik jadi 5900 NOK sebelum pajak. Uang saku ini sifatnya mengikuti peraturan imigrasi UDI. Jadi meskipun au pair sudah tanda tangan kontrak dan menyetujui uang saku minimum seperti tahun lalu, per April harus ikut naik sesuai keputusan UDI.

Cerita saya di atas merupakan pengalaman di tahun 2017, yang mana beberapa persyaratan tidak berlaku lagi. Per 1 Agustus 2019, semua dokumen yang masuk (visa atau izin tinggal) HANYA BISA DIANTARKAN LEWAT VFS DI JAKARTA karena konsulat jenderal tidak menerima lagi segala permohonan. Semua aplikasi yang masuk ke VFS akan diantarkan ke Kedubes Norwegia di Bangkok untuk diteruskan ke UDI.

Tips Permohonan Pinjam Paspor di Kedubes Norwegia|Fashion Style

Setelah 9 minggu menyerahkan aplikasi visa au pair di Konsulat Jenderal Norwegia di Denpasar, saya belum mendengar keputusan apapun dari kedubes di Jakarta. Padahal menurut website UDI, normalnya keputusan visa akan dikeluarkan setelah 8 minggu dokumen diserahkan.

Ada perasaan deg-degan menunggu karena sebenarnya saya sudah memiliki rencana travelling ke Cina sebelum menuju Oslo. Si paspor sudah harus saya kantongi guna mengurus visa Cina di awal tahun. Tiket sudah dibeli, semua dokumen sudah siap, hanya menunggu si paspor saja. Gawat juga kan kalau saya gagal berangkat ke Cina hanya karena menunggu keputusan visa Norwegia yang belumgranted.

Bingung harus bagaimana, saya hubungi pihak UDI di Norwegia, Konjen di Denpasar, serta kedubes di Jakarta.

Pertama, saya email pihak UDI untuk menanyakan kira-kira kapan keputusan visa saya keluar. Dua hari kemudian, email saya dibalas dengan menyatakan bahwa mereka tidak menjamin visa saya bisa keluar sebelum pertengahan Januari. Jadi kata mereka, aplikasi saya baru terdaftar di Jakarta 3 minggu setelah handed dokumen di Denpasar.

Bagian ini sempat membuat saya kesal. Jadi ternyata, dokumen saya baru benar-benar sampai di kedutaan 3 minggu setelah saya serahkan di Denpasar. Satu minggu di-pending karena hari libur Galungan, lalu 2 minggu pending karena katanya masih di kurir pengiriman. How could be that long?!

Oke, setelah dari UDI, saya email pihak konjen di Denpasar untuk menanyakan kira-kira paspor saya bisa dipinjam dulu kah selagi menunggu keputusan. Kata si petugas, hal tersebut harus saya tanyakan langsung ke kedutaan karena dokumen saya sudah berada disana.

Dari Denpasar, saya telpon kedubes di Jakarta untuk menanyakan peminjaman paspor ini. Lalu, tanpa memberi jawaban, saya dilempar ke VFS Global untuk menanyakan masalah tersebut. Sempat bingung, saya telpon juga VFS Global.

"Sebenarnya bisa. Mbak langsung buat surat permohonan pinjam paspor saja ke kedutaannya, karena semua tergantung di kedutaan berapa lama bisa meminjamkan paspornya," kata si mbak dari VFS ramah.

Karena tidak apply visa dari VFS, akhirnya lagi-lagi saya harus menelpon kedubes antara jam 2-4 siang tertuju ke bagian visa.

"Of course! Tentu saja boleh pinjam. Sebenarnya paspor tidak perlu di-keep sama kedutaan sih ya. Jadi tergantung Ibu apakah mau keep sendiri atau dititip disini selama proses. Soalnya kita melihat kalau sepertinya aplikasi Ibu memang belum ada jawaban dari Norwegia. Buat saja surat pinjam paspor atau kalau memang ingin diwakilkan, surat kuasa wajib dilampirkan ya," jelas si ibu bagian visa tegas dan ramah.

Thank God! Saya lega. Ternyata paspor memang boleh dipinjam dulu.

Dua hari kemudian, saya menerima telpon dari kedubes soal peminjaman paspor ini. Kata mereka, karena kemarin saya submit via Denpasar, harusnya paspor akan dikembalikan lagi kesana. Atau, saya juga boleh mengambil langsung ke kedutaan di jam kerja.

Karena saya tidak tinggal di Denpasar pun di Jakarta, akhirnya si mbak menjelaskan lagi kalau saya juga boleh menyuruh orang mengambilkan paspor disertai dengan surat kuasa berbahasa Inggris. Untuk waktu peminjaman paspor pun tidak dibatasi, sesuai dengan keperluan si pemilik saja. Setelah paspor selesai digunakan, paspor sila dikembalikan melalui konsulat jenderal atau langsung diantarkan ke kedutaan.

"Tapi saya tinggal di Palembang, Mbak. Memang domisili saya disini sih. Apa memungkinkan kalau saya kirim langsung saja ke Jakarta kalau sudah selesai pakai paspornya?"

"Sebenarnya kita tidak terima direct dari applicant sih. Memang seharusnya Ibu serahkan kembali ke Denpasar, tempat pas pertama kali submit. Tapi kalau memang domisilinya disana, ya sudah, tidak masalah juga."

Oke, done! Jadi kesimpulannya, pinjam paspor di kedutaan selama proses menunggu visa itu possible. Apalagi kalau waktu tunggunya lebih dari satu bulan. Namun tentu saja, kembali lagi ke kebijakan masing-masing kedutaan besar. Ada baiknya semua pertanyaan dan uneg-uneg ditanyakan langsung visa telpon ke kedutaan besar bersangkutan agar lebih jelas.

**UPDATE!!!!**

Per 1 Agustus 2019, semua aplikasi yang masuk (visa atau izin tinggal Norwegia) dari Indonesia, hanya bisa diantarkan lewat VFS Jakarta. Aplikasi akan diantarkan langsung ke Kedubes Norwegia di Bangkok untuk diteruskan ke UDI. Kalau butuh paspor disela-sela waktu tunggu, harap sertakan SURAT PERMOHONAN dirangkap ke dalam berkas aplikasi.